Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

Hamid Nekoufar
handelnd unter Neksys Intelligent Systems
Glauburgstraße 27
60318 Frankfurt am Main
Deutschland

Telefon: +49 178 7080903
E-Mail: info@neksys.de

2. Hosting und Bereitstellung der Website

Diese Website wird mit ChatGPT Sites, einem Dienst der OpenAI Ireland Ltd., bereitgestellt. Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem und Geräteinformationen gehören.

Zweck der Verarbeitung ist die sichere, stabile und schnelle Bereitstellung der Website sowie die Abwehr von Missbrauch. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb unseres Internetangebots.

OpenAI setzt für den Betrieb technische Unterauftragnehmer ein, unter anderem für Content-Delivery und Cloud-Infrastruktur. Dazu können insbesondere Cloudflare, Microsoft und CoreWeave gehören. Die jeweils aktuelle Liste ist bei OpenAI unter OpenAI Subprozessoren abrufbar.

3. Anfrageformular, E-Mail und Telefon

Im Anfrageformular werden Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, die ausgewählten Leistungsbereiche, eine freiwillige Telefonnummer und Ihre Einwilligung zur Kontaktaufnahme verarbeitet. Nach dem Absenden werden diese Angaben serverseitig verarbeitet und als Beratungsanfrage an das Neksys-Postfach help@neksys.de übermittelt. An die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse senden wir außerdem eine automatische Empfangsbestätigung zu Ihrer Anfrage.

Die Kontaktaufnahme per E-Mail oder – sofern angegeben – Telefon erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage.

Für den technischen Versand der Formularnachricht nutzen wir Brevo SAS, 17 rue Salneuve, 75017 Paris, Frankreich, als Auftragsverarbeiter. Die Formulardaten werden ausschließlich zur Übermittlung und Bearbeitung Ihrer Anfrage an Brevo übertragen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Brevo. Die Auftragsverarbeitung ist vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO geregelt.

Das Postfach help@neksys.de wird über IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, betrieben. IONOS verarbeitet die E-Mail-Daten im Rahmen der vertraglichen Leistungserbringung.

4. Nexa, der KI-Assistent, und OpenAI API

Nexa ist der freiwillig nutzbare KI-Assistent von Neksys. Erst nachdem Sie aktiv eingewilligt haben und eine Nachricht absenden, werden die von Ihnen eingegebenen Inhalte an unsere serverseitige Schnittstelle und anschließend an die OpenAI API übermittelt. Verarbeitet werden die Chatnachrichten und technisch erforderliche Metadaten. Die Verarbeitung dient der automatisierten Erstorientierung und der Vorbereitung eines möglichen Beratungsgesprächs.

Empfänger und Auftragsverarbeiter ist OpenAI Ireland Ltd. sowie deren technische Unterauftragnehmer. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie den Assistenten nicht weiter verwenden oder den Dialog schließen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Neksys legt den Chat nicht in einer eigenen Kundendatenbank ab. Der sichtbare Dialog wird nur im aktuellen Browserzustand gehalten und ist nach dem Neuladen der Seite nicht mehr verfügbar. Zur Missbrauchsbegrenzung wird aus der IP-Adresse eine pseudonyme Prüfsumme gebildet und in einem zehnminütigen Prüfzeitfenster verwendet. Eine dauerhafte Speicherung durch Neksys erfolgt nicht.

Die API-Anfrage wird mit deaktivierter dauerhafter Antwortspeicherung gesendet. Unabhängig davon kann OpenAI API-Eingaben und -Ausgaben nach den geltenden API-Richtlinien grundsätzlich für bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung und Sicherheit vorhalten, sofern keine Zero-Data-Retention-Regelung aktiv ist. Die aktuelle technische Einbindung nutzt nicht den regionalen EU-Endpunkt. Eine ausschließliche Verarbeitung im EWR kann deshalb derzeit nicht zugesichert werden.

OpenAI verwendet API-Daten nach eigener Angabe standardmäßig nicht zum Training seiner Modelle. Für Übermittlungen in Drittländer sieht das mit dem Servicevertrag verbundene Datenverarbeitungsabkommen geeignete Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln, vor. Weitere Informationen finden Sie im  Datenverarbeitungszusatz von OpenAI.

Bitte geben Sie bei Nexa keine Passwörter, Zugangsdaten, Zahlungsdaten, Gesundheitsdaten, besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder sonstige vertrauliche Informationen ein. Antworten des Assistenten können fehlerhaft sein und stellen keine verbindliche Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung dar.

5. Übergabe aus Nexa zum Anfrageformular

Nach mehreren Nachrichten kann Nexa zum Anfrageformular führen. Der Gesprächsverlauf wird dabei nicht automatisch in das Formular übernommen oder an Neksys übertragen. Für die weitere Kontaktaufnahme gelten die Hinweise in Abschnitt 3.

6. Cookies, Tracking und lokal eingebundene Schriften

Neksys setzt auf dieser Website derzeit keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies ein. Es werden keine Dienste wie Google Analytics, Meta Pixel oder vergleichbare Werbetracker verwendet. Ein Einwilligungsbanner ist daher für solche Dienste aktuell nicht erforderlich. Technisch notwendige Sicherheitsmechanismen des Hostinganbieters bleiben hiervon unberührt.

Die verwendeten Webschriften werden lokal mit der Website ausgeliefert. Beim Seitenaufruf wird deshalb keine Verbindung zu Google Fonts hergestellt.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Kommunikationsdaten werden gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen. Für Geschäfts- und Vertragsunterlagen gelten die gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Die Speicherdauer bei technischen Dienstleistern richtet sich zusätzlich nach deren vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben.

8. Empfänger und Drittlandübermittlung

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen. Dazu gehören insbesondere Hosting-, E-Mail- und KI-Dienstleister. Eine Verarbeitung außerhalb des EWR kann bei der Nutzung von OpenAI und dessen Unterauftragnehmern nicht ausgeschlossen werden. Sie erfolgt nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen, insbesondere auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen oder EU-Standardvertragsklauseln.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an info@neksys.de.

Erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Sitz von Neksys ist insbesondere der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig: datenschutz.hessen.de.

11. Automatisierte Entscheidungen

Nexa trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung. Seine Antworten dienen nur der unverbindlichen Erstorientierung.

12. Sicherheit und Aktualisierung

Die Website nutzt verschlüsselte HTTPS-Verbindungen. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Stand: 8. August 2026